Письмо о заключении контракта — дань уважения корпоративному обороту, сложившемуся в России. Это приглашение к сотрудничеству, к переговорам, к подписанию договора. Сопроводительный документ может содержать дополнительную информацию. Обычно в текст входит информация организационного характера: дата, время, место деловой встречи.
Требования к форме и содержанию
Правила оформления сопроводительного письма не закреплены в нормативных документах. Юристы рекомендуют придерживаться основных инструкций по подаче документов. За основу взят ГОСТ (Р) 7.0.97-2016. Буквы пишутся на листах формата А4 или А5. Если документ содержит две или более страниц, они нумеруются. В бизнесе разрешены как традиционные бумажные, так и электронные формы. Документ оформляется по той же форме, что и основной корреспондентский пакет.
Технические требования просты:
При включении в текст таблиц размер шрифта уменьшается на 1-2 места. Расстояние от верхнего края листа должно быть 20, нижнего — 20, левого — 20, правого — 10 мм.
Особое внимание стоит уделить основным деталям. Логотип или торговая марка организации находится в центре вверху страницы. Здесь также должно быть указано торговое название компании. Имя написано в строгом соответствии с карточкой.
Если отправителем письма является структурное подразделение, вам нужно будет указать этот факт. При этом отображаются адрес, телефоны, e-mail, сайт компании, местонахождение автора. Дата пишется арабскими цифрами вместе с исходящим номерным знаком. Тип документа «ПИСЬМО» не указывается.
Текст начинается с прямого обращения к адресату. В этом случае используются сокращенные формулировки «мистер» или «Мисс» (Мистер и миссис.). Если письмо отправлено несколькими получателями одновременно, ставится отметка о доставке копий. В документе не должно быть более 4 получателей. В противном случае составляется отдельный индексный лист. В обращении допускается использование полного имени непосредственного должностного лица. Занимаемая должность должна быть капитализирована, например:
«Уважаемый Николай Петрович!»
или
«Уважаемый губернатор!».
Сопроводительное письмо написано на русском языке. Исключение допускается при отправке документов иностранному контрагенту или компании, действующей в одной из республик Российской Федерации. Третье лицо во множественном числе: «настоящим мы общаемся…».
Автор должен придерживаться официального коммерческого стиля, избегать разговорной речи и оставаться лаконичным. Текст заканчивается предложением, подчеркивающим особые отношения с получателем:
«Искренне Ваш,..».
Список приложений становится обязательным требованием к письму. Он расположен в левой части документа. Необходимо указать заголовок, количество листов и копий.
«Заявка:
- Договор поставки n. 328 от 02.02.2020 на 4 листах — 2 экз.
- Спецификация № 1 от 02.02.2020 на 1 листе — 1 экз.
- Спецификация № 2 от 02.02.2020 г на 2 листах — 1 экз.»
Заключительная часть сопроводительного письма — подпись. Помимо личных качеств указывается должность, фамилия и инициалы руководителя. Если документы передаются в электронном виде, требование заменяется отметкой об использовании ЭЦП. Подпись заверяется печатью компании, если таковая имеется в организации. Дополнительно может быть указана информация о прямом исполнителе:
«Юрист по договорной работе ООО« Улитка »Герцен Виталий Наумович, т. 9999999999».
Скачать письмо о заключении договора (пример)
В заключение отметим, что компания или предприниматель вправе разработать и утвердить собственный бланк делового письма. В этом случае сотрудникам нужно будет руководствоваться внутренними правилами. Основные примеры можно найти в приложении к ГОСТ (Р) 7.0.97-2016.
