В случае увольнения сотрудника он обязан выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Иногда человек не уходит из компании, но из-за материальных проблем или по другим причинам предпочитает не уезжать в отпуск, а получать взамен деньги. Допускается отпуск без увольнения, но на него может рассчитывать ограниченное количество сотрудников.
В каких случаях вместо отпуска выдают компенсацию
Право на получение денежного довольствия вместо отпуска предусмотрено ст. 126 ТК РФ. Однако надеяться, что вы сможете работать круглый год без отдыха, а потом получить деньги, не стоит. Согласно Трудовому кодексу работникам ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней. Этот период не может быть заменен материальной компенсацией. Это возможно только при увольнении сотрудника из компании. Если выяснится, что сотрудник не взял отпуск, организация будет оштрафована. Поэтому большинству людей, работающих в нормальных условиях, не следует рассчитывать на отпуск без увольнения.
Горчаков Владимир Спросите эксперта Только сотрудники, годовой отдых которых превышает обязательные 28 дней, могут заменить отпуск денежными выплатами. Им можно оплатить весь более продолжительный период стандартного отпуска или его часть. Например, дополнительный отпуск составляет 14 дней. Рабочий имеет право взять 10 и попросить компенсацию за оставшиеся 4.
Однако в некоторых случаях это правило не действует. Даже при желании сотрудника компания не вправе выдавать денежную компенсацию взамен отпуска по следующим категориям:
Из последнего правила есть исключения. Согласно ст. 117 ТК РФ, отпуск работникам, условия труда которых относятся к вредным или опасным, должен быть увеличен не менее чем на семь дней. Если фактическая продолжительность дополнительного отпуска больше (например, превышает стандартную не на 7, а на 10 дней), лицо, превышающее обязательный минимальный размер пособия (в данном случае 3 дня), имеет право заменить это с денежной компенсацией по желанию. Точно так же, как и в общем случае, могут взиматься деньги за все сверхнормативные дни или за их часть. Это может быть сделано по инициативе самого работника или прописано в локальных актах.
Важно! Запрещается выплачивать компенсацию за следующий 28-дневный отпуск, оставшийся с прошлого года. Если этот факт будет обнаружен в ходе проверки, работодателю грозит административное взыскание.
Кто имеет право на дополнительный отпуск
Возможность предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от должности и условий работы. В некоторых случаях работодатель обязан увеличить время отдыха. В других случаях это чисто добровольный жест. Например, менеджер решает вознаградить постоянных сотрудников и предоставить дополнительные дни отдыха тем, кто проработал в компании более 10 лет.
По закону они имеют право на более длительный отпуск:
Продолжительность дополнительного отпуска в каждом случае разная. Законы устанавливают минимальную стоимость, которая может быть увеличена межотраслевыми соглашениями, коллективными соглашениями или трудовыми соглашениями. Например, при ненормированном рабочем дне ежегодный отпуск увеличивается минимум на 3 дня (ст.119 ТК РФ), за который работник может при желании ходатайствовать о компенсации. Помимо этого, работодатель по собственной инициативе может предоставить еще несколько дней отпуска, которые также можно заменить денежными выплатами.
Статья 119 ТК РФ — Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем
Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется дополнительный оплачиваемый ежегодный отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее трех календарных дней.
Порядок и условия предоставления дополнительных оплачиваемых ежегодных отпусков работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются в федеральных государственных учреждениях нормативными актами Правительства Российской Федерации, в государственных учреждениях субъекта Российской Федерации нормативными актами государственных органов субъекта Российской Федерации, в муниципальных образованиях нормативными актами органов местного самоуправления.
Порядок получения компенсации
Для того, чтобы сотрудник получил деньги в обмен на отпуск, ему достаточно написать вопрос на имя менеджера в произвольной форме. Образец текста: «Прошу вас выплатить денежное довольствие в обмен на дополнительный ежегодный отпуск (3 календарных дня) в соответствии со ст. 126 ТК РФ ». В конце, как обычно, стоит дата и подпись заявителя. Скачать заявление на отпуск (пример)
Скачать бланк заявления на компенсацию отпуска
Если менеджер соглашается заменить отпуск деньгами, он ставит соответствующее постановление. Затем менеджер выдает приказ, по которому бухгалтер будет платить. Кроме того, на основании приказа кадровик отмечает в личной карточке сотрудника, что дополнительный отпуск заменен денежной компенсацией, и работник не может требовать большего за эти дни. Этот факт зафиксирован и в программе праздника.
Все это поможет избежать недоразумений в будущем, если необходимо рассчитать надбавку за неиспользованный отпуск при увольнении или определить, сколько дней оплачиваемого отдыха не хватает работнику.
Унифицированных форм этого приказа нет, он выдается в произвольной форме, по принятым в организации образцам.
Пример заказа:
Ольга Горбунова Спросите специалиста Вознаграждение обычно выплачивается в течение 10 дней или при последующем назначении пятой части заработной платы принятыми в организации способами (наличными или дебетовой картой).
Как рассчитывается компенсация
Пособие за неконтролируемый дополнительный отпуск рассчитывается так же, как и за основной отпуск. Определите свой средний дневной заработок и умножьте его на количество дней, за которые рассчитывается платеж. Затем из этой суммы удерживается НДФЛ и отчисления в ФСС.
За основу расчета берется заработная плата работника за последний год. Это число делится на 12 (количество месяцев), а затем на 29,3 (постоянное значение, равное среднему количеству календарных дней в месяце). Затем рассчитывается средняя дневная заработная плата, которую необходимо умножить на количество дней, указанное в заявлении.
Например, за год, предшествующий отпуску, работник заработал 400 тысяч рублей. При этом он полностью отработал этот период. Теперь он просит компенсацию за 5 дополнительных дней отпуска. В этом случае ориентировочная сумма составит:
400000/12 / 29,3 х 5 = 5688 руб. 28 копеек
Однако эта формула применима только в том случае, если сотрудник полностью завершил предыдущий период. Если он ушел в отпуск или больничный, эти дни исключаются из расчета. Также не учитывается, когда оплата рассчитывалась на основе средней заработной платы (например, за проезд), свободное время, не относящееся к работнику, и другие периоды освобождения от работы с полной (частичной) оплатой или без нее. Суммы, полученные в течение этого периода, также не включаются в базу для расчета среднедневной заработной платы. Кроме того, годовой доход не включает социальные выплаты, например материальную помощь. В этом случае формула выглядит так:
Заработная плата за расчетный период / (29,3 x количество полных месяцев + календарные дни в не полностью обработанных месяцах)
При этом следует учитывать, что для определения календарных дней для расчета недостаточно вычесть дни, когда сотрудник не отработал из общего количества дней в месяце.
Правильная формула выглядит так:
29,3 x Количество отработанных дней / Количество календарных дней в месяце
То есть, если сотрудник учитывает 15 календарных дней в апреле, показатель для расчета среднедневного заработка определяется следующим образом:
29,3 х 15/30 = 14,65
Например, сотрудник проработал полгода, а в остальное время куда-то уехал (ушел в оплачиваемый отпуск, взял отпуск по болезни, взял отпуск за свой счет). В результате 100 календарных дней были включены в расчет оставшихся шести месяцев. Если за вычетом отпуска и больничного листа его годовой доход составил 300 тысяч рублей, то среднедневной заработок составит:
300 / (29,3 х 6 + 100) = 1087 руб. 75 копеек
Полученное число умножается на количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация.
Современные бухгалтерские программы позволяют автоматизировать процесс расчета и минимизировать количество ошибок. В большинстве случаев бухгалтеру не нужно самостоятельно рассчитывать среднедневной заработок, достаточно ввести необходимые данные в программу. Однако нужно знать принципы расчета, чтобы отстаивать свою позицию в сомнительных ситуациях.
