На работе не принимают электронный больничный лист

Государство продолжает политику перехода на электронный документооборот. В результате появилась возможность оформлять больничный лист не на бумаге, а в виртуальном виде. Однако не все работодатели готовы работать с такой формой документа. Что делать, если на работе не принимают электронный больничный лист, а медицинское учреждение обязано выдать его бумажный вариант.

Что представляет электронный больничный

Возможность оформить его электронную версию вместо традиционного бумажного листка нетрудоспособности появилась в 2017 году. Однако с конца 2018 года стали выдавать массовые электронные больничные листы. Согласно письму ФСС от 11.08.2017, они имеют равную юридическую силу с бумажным больничным листом и выдаются по заявлению застрахованных лиц.

Леонов Виктор Спросите эксперта В письме указано, что согласие необходимо давать в письменной форме, а оформление электронного больничного листа возможно только на добровольной основе. Однако на практике это положение часто нарушается: пациента просят подписать документ без подробного объяснения его содержания. Иногда человек сталкивается с тем, что больничный лист будет оформлен в электронном виде, потому что в учреждении закончились бумажные бланки (часто с этим сталкиваются пациенты из частных клиник). Формально это нарушение закона и человек может ходатайствовать о выдаче справки о нетрудоспособности в традиционной форме, особенно если он точно знает, что работодатель не принимает электронную версию.

Электронный больничный лист на работе не принимается

Электронный больничный лист аналогичен бумажному. Он составляется на компьютере и вводится в Единую интегрированную информационную систему «Соцстрах». По задумке создателей, этот модуль практически исключает риски, связанные с потерей, повреждением или фальсификацией документа. Информация хранится в базе данных FSS и может запрашиваться повторно. В процессе заполнения перед сохранением документа вы можете вносить в него изменения, снижая вероятность ошибок.

Для того, чтобы работник получил пособие по болезни, ему достаточно сообщить работодателю номер документа. Используя его и СНИЛС сотрудника, компания получает доступ к электронной версии листка нетрудоспособности. Бухгалтер или сотрудник отдела кадров вводит информацию так же, как и при заполнении традиционной бумажной версии. Когда все готово, данные сохраняются, и больничный лист автоматически попадает в систему документооборота ФСС. В этом случае подлинность и достоверность данных подтверждается ЭЦП контролера.

Удобство электронной версии еще и в том, что сотрудник, имеющий личный кабинет на сайте госслужбы, может видеть начисленные суммы и статус выплат.

Важно! Нет необходимости распечатывать больничный лист в бумажном формате. Бухгалтер или кадровик может сделать это по собственной инициативе, если этого требует внутренний рабочий процесс. Однако делать это необязательно — сотрудники ФСС не будут запрашивать электронный больничный лист во время проверок.

Как происходит оформление больничного

При обращении в медицинское учреждение врач должен указать, в какой форме он желает оформить больничный лист. Если пациент принимает электронную версию листка нетрудоспособности, алгоритм выглядит так:

  • лицо письменно подтверждает свое согласие на оформление электронного больничного листа;
  • врач открывает документ и вносит в базу данных ФСС. На данном этапе доступ к нему имеет только медицинское учреждение, работодатель и сам пациент не могут увидеть больничный, даже если у них есть номер документа;
  • после извлечения документ закрывается и становится общественным достоянием;
  • работник предоставляет электронный номер больничного листа на работе;
  • бухгалтер находит его в личном кабинете с помощью фильтров: ФИО сотрудника, его СНИЛС, статус документа, при необходимости проверяет подлинность (хотя подделать электронную версию практически невозможно) и вводит необходимую информацию: данные о сотрудник и по организации, страховой стаж, расчет суммы выплат;
  • после сохранения изменений данные автоматически передаются в ФСС, которая впоследствии компенсирует выплаты по больничному листу.
  • Скачать форму добровольного информированного согласия на формирование листка нетрудоспособности в виде электронного документа (образца)

    Что касается регистрации, то заполнение электронной версии документа ничем не отличается от бумажной, но рабочий процесс происходит быстрее, а риск потери или повреждения больничного листа сводится к минимуму. Поэтому ФСС активно призывает работодателей подключиться к системе «Соцстрах».

    Даже для самих рабочих особой разницы нет. Кроме того, если после закрытия больничного листа они по каким-то причинам не выходят на работу (продолжают болеть, находятся в отпуске, уезжают из компании и т.д.), Им не нужно приходить в компанию и переводить информация лично. Поскольку физического больничного листа нет и доступ к нему осуществляется через Интернет, достаточно указать номер документа любым способом: по телефону, в системе обмена мгновенными сообщениями, по электронной почте.

    Почему не принимают электронный больничный

    Для отказа в приеме электронной версии листка нетрудоспособности есть несколько причин. Наиболее распространенным является то, что компания не подключена к электронному документообороту ФСС и не имеет технических возможностей для оформления больничных листов. Поскольку подключение к электронным сервисам еще не является обязательным, организация вправе в нем отказать. Затем вам нужно будет обратиться в медицинское учреждение и попросить бумажный вариант документа. В этом случае врач отметит инвалидность в электронном варианте.

    Владимир Горчаков Спросите эксперта Однако, если у работодателя есть техническая возможность подключиться к услугам ФСС и оформить электронный больничный лист, он не имеет права отказать в его приеме. На практике иногда возникают тупики: врач выписал электронный больничный лист, а у работодателя нет возможности его оформить, так как он не подключен к электронной базе данных. При этом медицинское учреждение отказывается заменять документ, а организация не желает подключаться к электронному документообороту. Сотрудник оказывается заложником: он имеет право на оплату больничного листа, но не может его осуществить по независящим от него причинам.

    Нет однозначного ответа, что делать в такой ситуации. Из Письма ФСС следует, что право выбора формы отпуска по болезни принадлежит работнику. Таким образом, мы можем сделать вывод, что ваша просьба о замене электронной версии на бумажную должна быть удовлетворена. В случае отказа есть возможность написать жалобу на имя главного врача больницы. Однако в том же Письме говорится, что медицинская организация имеет право заменить электронную версию на бумажную, но не написано, что она обязана это сделать.

    В связи с этим некоторые юристы интерпретируют отказ принять электронный отпуск по болезни как нарушение прав работника и считают, что работодатель обязан обеспечить его оформление и установить соответствующую программу. Однако Роструд это не подтверждает. Также нужно понимать, что регистрация в системе и получение ЭЦП займет некоторое время, поэтому получение денег на больничном может занять много времени. Кроме того, хотя обязанность придерживаться электронного документооборота социального страхования еще не закреплена в законодательстве, начальник имеет право добровольно решить, желает ли он это сделать.

    Сама ФСС поясняет, что если организация технически не может принять электронный больничный лист, документ оформляется в бумажном виде. Однако сначала необходимо убедиться, что такая возможность действительно отсутствует. С середины 2018 года необходимые сервисы интегрированы в некоторые бухгалтерские программы, поэтому иногда есть возможность заполнить электронную версию документов без дополнительной регистрации в системе.

    Как компании подключиться к системе электронного взаимодействия с ФСС

    Регистрация проходит через портал Госслужбы. Однако электронно-цифровая подпись (ЭЦП) сначала должна быть предоставлена ​​сотруднику, который занимается оформлением отпуска по болезни. Для этого вам необходимо обратиться в аккредитованный сертификационный центр. Если такая подпись есть, стоит дополнительно уточнить, совместима ли она с личным кабинетом на сайте ФСС. Значит необходимо заключить договор о взаимодействии информации с ФСС. Для этого нужно обратиться в местный офис и подписать договор.

    Скачать договор информационного взаимодействия при предоставлении информации в электронном виде о страховых случаях по временной нетрудоспособности, беременности и родам (форма)

    Электронный больничный лист на работе не принимается

    Для доступа к услуге директор компании должен зарегистрировать компанию на сайте госуслуг в своем личном кабинете от имени физического лица. Впоследствии у него есть возможность войти в личный кабинет исполнителя, используя свой логин и пароль. Если записью отпуска по болезни занимается другой человек, директор должен позаботиться о доступе для него. Для этого на портале есть возможность добавить сотрудника в личный кабинет и отправить ему приглашение, дающее ему право доступа к информации.

    Ольга Горбунова Спросите эксперта Не нужно оформлять дополнительную доверенность на руководителя, так как доступ в личный кабинет автоматически подтверждает полномочия сотрудника. В то же время важно, чтобы программа аутентификации EDS была установлена ​​на компьютере бухгалтера (сотрудника отдела кадров). Без этого отправить информацию в ФСС будет невозможно.

    Пока подключаться к системе электронного документооборота не обязательно. Однако, если компания воздерживается от этого шага, желательно известить об этом сотрудников и попросить их оформить бумажный отпуск по болезни.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Скорая юридическая помощь онлайн
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: