Больничный лист — это документ строгой ответственности. Именно на основании этого ФСС компенсирует работодателю выплаты по временной нетрудоспособности сотрудников. Поэтому есть некоторые требования к его заполнению. И если закон позволяет закрывать глаза на какие-то мелкие ошибки, то серьезная ошибка в больничном листе часто становится основанием для отказа в его оплате. В этом случае вам нужно будет заверить исправления или запросить дубликат.
Правила заполнения больничного
Справка о нетрудоспособности выполняет двойную функцию:
При этом работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальной период финансирует ФСС, которая компенсирует организации произведенные выплаты. Это происходит после проверки больничного листа — его подлинность и правильность заполнения.
Горчаков Владимир Спросите эксперта После появления новой формы больничных листов у врачей и работодателей возникло множество вопросов о том, как их правильно заполнять. 28 октября 2011 г. ФСБ направила Письмо № 14-03-18 / 15-12956, содержащий разъяснения по правилам оформления больничного листа. Здесь же указаны допустимые отклонения от стандартов и способы внесения изменений.
Больничный лист состоит из двух разделов:
|
Заполняется лечащим врачом |
Заполняется работодателем |
|
|
|
Основные требования:
Рекомендуем заполнять анкету заглавными буквами. Тем не менее, если ответственный по незнанию или отвлечению напишет запись с заглавной буквы, это не будет ошибкой, при условии, что текст легко читается и не допускает двоякое толкование.
Важно! Если в больничном листе есть серьезные нарушения — недопустимые исправления, неверная или недостаточная информация и т.д. — ФСС может отказать в оплате.
Допустимые ошибки
Допускаются технические недочеты при заполнении листка нетрудоспособности при условии правильного ввода всех остальных данных. Это включает:
Согласно письму ФСС, все эти ошибки носят технический характер и не являются основанием для продления больничного листа или отказа в его оплате. Единственное условие — вся информация читабельна.
Поскольку список не является исчерпывающим, между работодателем и ФСС часто возникают споры по поводу оплаты больничного листа. Иногда доходит до суда. Чтобы сэкономить время, вы можете заранее отправить копию документа в местный отдел FSS и уточнить у его сотрудников, согласятся ли они на отпуск по болезни с конкретными недостатками. В некоторых случаях проще попросить сотрудника взять дубликат, чем требовать компенсации за платежи, произведенные ФСС через суд.
Если врач, по мнению сотрудника, неправильно написал название организации, то это тоже не считается ошибкой, так как работодатель укажет точную информацию.
Ошибки, допущенные врачом
По закону недопустимы никакие ошибки и исправления в той части, которую составляет медицинское учреждение. Раньше разрешалось подтверждать изменения дополнительной записью, заверенной подписью и печатью руководителя, поэтому некоторые врачи все еще вносят исправления. Однако неправильно заполненная справка о нетрудоспособности из медицинского учреждения теперь считается недействительной, и вместо нее выдается ее дубликат. Все данные, содержащиеся в нем, должны быть аналогичны исходному документу (кроме тех, которые привели к замене), единственное отличие — знак в соответствующем поле, указывающий на переоформление больничного листа.
Выдача дубликата больничного листа
По правилам, дубликат выдается в случае ошибки, допущенной медицинским работником или когда работодатель внес более двух исправлений. Обычно дубликат больничного листа выдается сразу при обнаружении неточности. Однако иногда неверные данные остаются незамеченными и обнаруживаются только при предоставлении работодателю листка нетрудоспособности или при оформлении больничного листа в ФСС.
В этом случае сотруднику необходимо обратиться в медицинское учреждение, выдавшее больничный лист, и попросить дубликат. При этом срок для этого законом не установлен. Понятно, что лучше как можно скорее заменить неправильно заполненный документ. Но если по каким-то причинам это невозможно сделать сразу (например, документ выдан в другом городе), выдача дубликата намного позже оригинала документа не является поводом для отказа в оплате по нему, в том числе и со стороны ФСС.
Колесникова Анна Спросите эксперта Бухгалтер или руководитель организации могут самостоятельно оформить дубликат. Как правило, необходимо написать заявку на адрес основного. Точная процедура лучше всего известна в медицинском учреждении. Скачать заявление на выдачу дубликата больничного листа (образец)
Скачать бланк заявления на выдачу дубликата больничного листа
Ошибки, допущенные работодателем
Обычно больничный лист заполняет бухгалтер или сотрудник отдела кадров. В малом бизнесе это может сделать сам руководитель.
Если работодатель неправильно заполнил свою часть больничного листа, его можно изменить. Они должны быть подтверждены словами «Считаю правильным», подписью руководителя и печатью организации.
Общий алгоритм исправления ошибки:
Например, сотрудник, заполняющий больничный лист, сначала ошибся при расчете страхового стажа и указал, что он составляет 7 лет 5 месяцев, а на самом деле это 7 лет 8 месяцев. В этом случае он зачеркивает обе цифры и на обороте пишет: «Страховой стаж 7 лет 8 месяцев. Поверьте. А.А. Петров». Затем ответственное лицо подписывает и заверяет исправление печатью организации. Если столбцы, которые должны оставаться пустыми, были заполнены по ошибке (например, «Включая незастрахованные периоды»), исправление будет выглядеть следующим образом: отметьте ненужную информацию и на обороте укажите пустую строку «В том числе незастрахованные периоды». Считаю правильным «. Затем проставляется подпись и печать руководителя. Важно! Требуются исправления на спине. Иногда работодатель перезаписывает неправильный. Однако по ряду причин, в том числе из-за особенностей проверки и сканирования информации спереди, этот метод считается неприемлемым. Поэтому эту регистрацию в любом случае необходимо продублировать с обратной стороны.
При внесении исправлений нельзя использовать корректирующие инструменты: ластики, шпатлевки и т.д. В этом случае исправлений должно быть не больше двух. Если их трое и более, ФСС откажет в оплате такого больничного листа.
Иногда случается, что работодатель неправильно рассчитывает размер пособия. Например, сотрудник проработал в компании менее двух лет и не предоставил справку о заработной плате с предыдущего места работы. Исходя из этого, бухгалтер берет его за основу для расчета минимальной заработной платы. Затем человек приносит справку о доходах, и соответственно необходимо пересчитать размер пособия. Поскольку на оборотной стороне недостаточно места для внесения подобных исправлений, к больничному листу прилагается дополнительный лист с правильными расчетами. В этом случае нет необходимости вносить исправления непосредственно в больничный лист.
Правомерен ли отказ в оплате больничных, оформленных с нарушением
Часто ФСС отказывается возмещать работодателю пособие по болезни, ссылаясь на ошибки, допущенные при заполнении документа.
Киреев Максим Спросите эксперта Согласно сложившейся судебной практике такой отказ считается незаконным. Если сам факт болезни и подлинность предоставленного документа не оспариваются, то исправимые ошибки, допущенные медицинским учреждением, не могут стать основанием для отказа в оплате больничного листа ФСС. Сюда же можно отнести нарушения при выдаче справок о нетрудоспособности: единственное продление лечащим врачом больничного листа сверх установленных сроков, неправильная дата выдачи документа во время пребывания в стационаре и т.д.
Очень часто суды обязывают ФСС возместить работодателю расходы на отпуск по болезни. Однако сам страховой фонд, в свою очередь, вправе подать жалобу на медицинское учреждение, выдавшее документ, и потребовать уплаченные им деньги, поскольку ответственность за правильность оформления больничного листа несут врачи.
