Рабочее время делится на производительную и непродуктивную части. Продуктивное рабочее время — период, в течение которого подчиненный занимается трудовой деятельностью в соответствии с договором, правилами распорядка внутри организации, должностной инструкцией. Непродуктивная часть — это пустая трата рабочего времени.
Каждый руководитель должен уметь определять причины потери рабочего времени и своевременно устранять их, так как это увеличивает продуктивность и эффективность деятельности до 60%.
- Основные понятия
- Разновидности потерь рабочего времени
- Причины потери рабочего времени
- Выявление причин потери рабочего времени
- Хронометраж
- Фотография рабочего времени
- Фотохронометраж
- Метод моментных наблюдений
- Тайный покупатель
- Формула для расчета потери рабочего времени
- Особенности оплаты работы сотрудника
- Сокращение потерь рабочего времени
- Заключение
Основные понятия
Потеря рабочего времени — период времени, в течение которого подчиненный занимается сторонней деятельностью, не связанной с его обязанностями, или отсутствует на рабочем месте. При этом перерывы (технические, обеденные), подготовка рабочего места, уборка, мероприятия по поддержанию нормального технического состояния оборудования — это мероприятия, которые изначально закладываются в планирование рабочего времени.
Изучение причин потери рабочего времени было более актуальным в период СССР, в условиях непрерывной промышленной конкуренции. Основной причиной потерь стало недобросовестное отношение подчиненного к своим трудовым обязанностям. Такое отношение выражается в виде прогулов, задержек, посторонних действий в течение рабочего дня, повреждения оборудования и сырья, их неправильного использования и, как следствие, поломок.
Сегодня изучение причин потери рабочего времени претерпело изменение, которому есть несколько объяснений. Во-первых, на данный момент существует множество профессий, которые отличаются сложностью, универсальностью и многозадачностью. Во-вторых, многие компании получают заказы в нерегулярных объемах, в результате чего подчиненные получают неравномерную нагрузку.
Разновидности потерь рабочего времени
Потери рабочего времени делятся на следующие виды:
| Убытки за весь день | Потеря всей смены, рабочего дня. Аналогичная ситуация возникает, когда подчиненный уходит в больничный, отпуск или декретный отпуск. |
| Потери за ход | Время, которое подчиненный использует непродуктивно (частые перерывы, перерывы на покурить, разговоры на сторонние темы, беспокойство о собственных проблемах). |
| Планируемые убытки | Нововведения, запланированные работодателем в связи с изменившимися обстоятельствами: новые условия труда привели к увеличению количества перерывов, подчиненным поручили выполнять функции отсутствующего сотрудника. |
| Непроизводительные потери | Снижение производительности или поддержание текущего уровня при выполнении подчиненными своих рабочих обязанностей в соответствии с намеченным графиком. Одна из причин бесполезной траты времени — выпуск бракованного товара, что приводит к необходимости выпуска повторяющейся партии качественной продукции. На корректировку уйдет больше времени, прибыль будет получена в меньшем размере (или будет отсутствовать). |
Причины потери рабочего времени
Есть несколько распространенных причин, по которым подчиненные проводят свое рабочее время ненадлежащим образом.
- Деятельность подчиненных непродуктивна. Для менеджеров среднего звена такие убытки могут занять до половины времени.
- Бизнес-процессы, технологические цепочки не построены оптимально. Исходя из этого, фирма может потерять до 35% рабочего времени подчиненных.
- Предоставляемые услуги некачественные (нет удовлетворительного сервиса, выпускается бракованная продукция). Эти потери могут составлять до половины потерянного времени.
- Подчиненные не обладают достаточной квалификацией, их потенциал используется неэффективно. Эта причина может привести к значительным потерям рабочего времени — до 60%.
- Некоторые виды хозяйственной деятельности отсутствуют или дублируются. Это приводит к пустой трате времени, клиентов и денег. Потеря времени до 15%.
- Работа с поставщиками не налажена, необходимых товаров нет в наличии, поэтому клиенты предпочитают пользоваться услугами компаний-конкурентов.
- Технологическая инфраструктура, информационные системы не отвечают потребностям бизнеса. Величина потерь зависит от конкретных факторов, но этот показатель в целом аналогичен показателям других причин потери рабочего времени, рассмотренным выше.
- Лидер совершает неграмотные и нерациональные действия по организации деятельности.
- Система оплаты труда неполная, нагрузка на сотрудников отделов несбалансирована.
- Подразделения практически не взаимодействуют между собой, медленно реагируют на запросы, предоставляют неактуальные и неполные данные.
Причины потери рабочего времени могут быть законодательными и нормативными: например, работница ушла в декретный отпуск, работодатель нанял несовершеннолетнего, подчиненный ушел в отпуск по болезни или в отпуск.
Наконец, причины потери времени могут быть личными:
Выявление причин потери рабочего времени
Есть 5 способов определить причины непродуктивного использования рабочего времени.
При этом работодатель должен учитывать следующее: проведение открытых проверок должно быть правильным. Нельзя использовать эти методы для наказания подчиненных, иначе есть риск сопротивления со стороны всей команды. Перед проведением наблюдений следует договориться о встрече и проинформировать подчиненных о том, зачем нужны проверки, как итоговые результаты повлияют на работу в будущем.
Хронометраж
Сроки — выборочное наблюдение. Уполномоченное лицо составляет отчет с указанием времени, затраченного на конкретное действие. Действия в отчете не перечислены в простой последовательности — основное внимание уделяется времени, затраченному на циклические операции.
Фотография рабочего времени
Этот метод предполагает наблюдение за рабочей активностью не более трех подчиненных. Руководитель составляет контрольный лист, в котором отмечает доли подчиненного и их срок действия. Каждой акции присваивается отдельный индекс. По окончании проверки подсчитывается потерянное рабочее время.
В отличие от тайминга, действия указаны в прямой последовательности.
Фотохронометраж
График фотографий объединяет фотографию длины хрома и рабочего времени. Затраты на проведение операций измеряются по времени, другие действия — с помощью фотографии. Сроки фото можно использовать применительно к группе или отдельному человеку. Преимуществом является создание полной картины времени, посвященного конкретной производственной деятельности.
Чтобы сделать снимок хронометража, менеджер организует фотоснимок рабочего времени и измеряет потерю времени с помощью хронометража до 3 раз в день.
Метод моментных наблюдений
Этот метод используется на фабриках и предприятиях, где работает большое количество людей. Время от времени ответственный человек ходит по территории, следит за работой подчиненных и отмечает в отчете простои или выполнение рабочих обязанностей.
Тайный покупатель
Если деятельность компании связана с продажами, обслуживанием клиентов, то эффективно управление подчиненными с помощью тайных покупателей и посетителей. Благодаря этому работодатель сразу обнаружит все ошибки и недочеты во взаимодействии с клиентами, проверив затраченное время подчиненными.
Формула для расчета потери рабочего времени
Самая простая и часто используемая формула предполагает использование отчета о потерянном рабочем времени. Коэффициент рассчитывается следующим образом:
К прв = Т нпз / Т см, где:
Т НПЗ — продолжительность невыполнения производственной деятельности,
Т см — продолжительность рабочего дня.
Особенности оплаты работы сотрудника
Если подчиненный не составил норму или не выполнил производственное задание, его заработная плата зависит от причин потери рабочего времени. Если временные убытки возникли по вине работодателя, обстоятельства непреодолимой силы или форс-мажора, то они возмещаются.
Если невыполнение работы объясняется нарушением трудовой дисциплины или ошибками подчиненного, то такие ситуации рассматриваются в индивидуальном порядке.
Сокращение потерь рабочего времени
Работодатель может использовать несколько методов, чтобы сократить потери рабочего времени.
- Организуйте встречу и проинформируйте подчиненных, что ожидается оценка занятости каждого сотрудника, что приведет к вознаграждению за высокие результаты и наказанию за отсутствие дисциплины.
- Нанимайте сотрудников с необходимой квалификацией. Специалисты по кадрам должны подбирать кандидатов, полностью соответствующих требованиям действующих вакантных должностей.
- Установите прозрачную и понятную взаимосвязь между качеством трудовой деятельности и ее вознаграждением. Мотивация персонала представлена множеством мер — например, повышением заработной платы, надбавками. Это эффективный способ повысить производительность труда и предотвратить потерю рабочего времени.
- Создайте благоприятную рабочую среду. Временная нетрудоспособность сотрудников из-за отпуска по болезни может существенно повлиять на чистую прибыль компании. Рекомендуется следить за условиями труда, обеспечивать подчиненных спецодеждой, организовывать мероприятия по обеспечению пожарной безопасности.
- Обеспечивать мониторинг технического состояния оборудования, своевременно проводить ремонтные работы.
- Организуйте обучение подчиненных, отправив их на курсы повышения квалификации, программы обучения, курсы повышения квалификации.
- Оптимизируйте свой рабочий график. Период отпуска подчиненного рекомендуется делить на несколько частей в течение года. В результате через несколько месяцев компания избежит нехватки рабочей силы и упущенной выгоды.
- Обеспечить соблюдение трудовой дисциплины, утвердить местные правила компании и ознакомить подчиненных с этими документами под роспись.
Недостаточно использовать одну или две из рассмотренных мер. Рекомендуется применять комплексный подход, предполагающий работу с подчиненными и улучшение организационно-технических условий. Перед тем, как выбрать тот или иной подход, необходимо проанализировать причины пустой траты времени и нормализовать производственный процесс.
Каменский Юрий Спросите эксперта Некоторые руководители подходят к проблеме траты рабочего времени строго, полностью контролируя, не позволяя подчиненным общаться по посторонним вопросам, делать перерывы. Такой подход не рекомендуется для практики, так как он быстро приводит к профессиональному выгоранию подчиненных, переутомлению и выносливости сотрудников.
Лояльность к маленьким «слабостям» подчиненных будет способствовать их продуктивности. Общение с коллегами поможет разгрузиться, оставив работу по личным и семейным причинам — сосредоточиться на обязанностях.
Заключение
Анализ распределения времени и выявление причин его неадекватной траты следует доверить грамотным специалистам. По результатам проверок составляют отчеты и документы. Руководителям необходимо помнить, что грамотное использование рабочего времени обеспечивает стабильную занятость и максимальную прибыль для компании. Для повышения производительности труда необходимо установить причины потерянного времени и эффективные способы их устранения.
